Virtuelle Hauptausschusssitzung: Der Deutsche Hebammenverband macht es vor
Aufgrund der aktuellen Situation werden derzeit nahezu alle Veranstaltungen abgesagt. Das stelle insbesondere auch Verbände vor große Herausforderungen. Durch die Corona-Krise drohte die Hauptausschusssitzung des Deutschen Hebammenverbands ebenfalls auszufallen. Um trotz der nicht stattfindenden Präsenzveranstaltung die Handlungsfähigkeit des Verbands auch in Krisenzeiten aufrechtzuerhalten, wurde beschlossen die Sitzung mit allen 16 Landesverbänden virtuell durchzuführen. „Ich war begeistert von der Bereitschaft des Verbandes sich dieser Herausforderung zu stellen. Es war sicher nicht für jeden einfach, die Komfortzone zu verlassen, aber dennoch waren alle sofort mit an Bord“, berichtet Birgit Beutel, die seit vielen Jahren den Deutschen Hebammenverband als Moderatorin begleitet.
Eine Hauptausschusssitzung gleiche jedoch in keiner Weiser einer „einfachen“ Sitzung, denn aufgrund der föderalen Strukturen müssen regelmäßig Entscheidungen getroffen werden, um die Handlungsfähigkeit des Verbands zu gewährleisten. Die Teilnehmenden müssen sich untereinander austauschen, einigen und abstimmen. „Um das auch virtuell durchführen zu können, brauchten wir einen Profi, der die Veranstaltung auf der technischen Seite betreut. Frau Lührmann mit ihrer Erfahrung auf diesem Gebiet und ihrer kreativen Denke war hierfür genau die Richtige“, erläutert Beutel.
Eine echte Herausforderung, wie die kreative Unternehmensberaterin und Innovationsspezialistin Lena Lührmann bestätigt: „Als ich meinem Netzwerk erzählte, dass wir eine Hauptausschusssitzung mit knapp 50 Personen planen, war die mehrheitliche Aussage ,das klappt nie‘. Ich kannte aber die Technik und die durchaus vielfältigen Anforderungen an die Veranstaltung und war deshalb überzeugt, dass wir das mit den richtigen Rahmenbedingungen hinkriegen.“ Die gleiche Erfahrung hat auch Brigit Beutel gemacht, deren Netzwerk es ebenfalls für nahezu unmöglich hielt eine solche Hauptausschusssitzung mit einer mehrtägigen Tagungsdauer online durchzuführen.
Lena Lührmann berichtet über das weitere Vorgehen: „Ich führte mit den Teilnehmern ein technisches Coaching durch, um sie bestmöglich vorzubereiten und war begeistert, wie gut das auch von einer nicht unbedingt sehr technikaffinen Zielgruppe angenommen wurde.“ Auch Birgit Beutel zeigte sich sehr zufrieden mit dem Vorlauf: „Wir haben die idealen technischen Rahmenbedingungen geschaffen und so jeden auf die virtuell stattfindende Sitzung vorbereitet.“
Dieses Projekt glich in keiner Weise einer Standard Videokonferenz wie Lena Lührmann betont: „Es war einiges an technischem Know-how gefragt, da wir sehr viele Funktionen benötigten, um zum Beispiel Abstimmungen zu ermöglichen.“ Eine weitere große Herausforderung sei es gewesen die Tagung so zu gestalten, dass zum einen die Vorgaben und Ziele erreichet werden können und zum anderen die Teilnehmenden mit einer mehrtägigen Bildschirm-Präsenz nicht völlig überfordert werden. „Daher mussten wir ein komplett neues Design für diese virtuelle Tagung kreieren, um es den Teilnehmenden vor dem Bildschirm so angenehm wie möglich zu machen“, erklärt Birgit Beutel.
Durch die enge Zusammenarbeit von Birgit Beutel, Lena Lührmann und den internen Organisatorinnen wurde das Projekt zum vollen Erfolg. Das bestätigt auch Jana Fischer vom Präsidium des Deutschen Hebammenverbands: „Mit genauer Planung ist es uns gelungen, eine Online-Konferenz durchzuführen, die für alle ein voller Erfolg war. Wir sind begeistert wie wunderbar alles funktioniert hat.“
Das Feedback der Teilnehmenden war ebenfalls durchweg positiv. „Ich habe so etwas noch nie mitgemacht und war sehr überrascht von der tollen Atmosphäre. Alles hat, auch dank Frau Lührmann und Frau Beutel, einwandfrei funktioniert“, so ein Teilnehmer. Ein weiterer zeigt sich ebenfalls begeistert: „Ich hätte nie erwartet, dass eine virtuelle Tagung auch richtig Spaß machen könnte aber genau das hat sie.“ Während der zweieinhalbtägigen Sitzung wurden sogar Geburtstagsständchen gesungen. Das zeige deutlich wie hervorragend auch die soziale Komponente virtuell ausgelebt wurde. Einziger Wermutstropfen sei gewesen, dass der Drink am Abend in Gesellschaft fehlte, aber auch hierfür haben Birgit Beutel und Lena Lührmann schon zahlreiche Ideen.
